Prima Arquitectura Control de caja
Prima es un despacho de arquitectura. Llevaba su caja en un Excel que le funcionó dos años, hasta que las sumas de las tarjetas dejaron de cuadrar. Lo pasamos a una app donde cada movimiento dice quién paga, quién recibe y cuánto.
- GIRO
- Arquitectura
- QUÉ HICIMOS
- App de cobros, gastos y cuentas
- CUÁNDO
- Noviembre de 2026
- ESTADO
- Primera versión, en línea
El punto de partida
Prima llevaba su caja en un Excel con un renglón por cuenta: lo que entraba con signo positivo y lo que salía con negativo. Pasar dinero de una cuenta a otra eran dos renglones, uno en cada una.
Le funcionó dos años. Después, el efectivo seguía cuadrando, pero las tarjetas no, y revisar el archivo renglón por renglón no decía dónde estaba la diferencia. En un Excel así, un signo al revés o un traspaso que quedó a medias mueve el saldo sin que se note.
Cómo lo resolvimos
- RevisamosSu Excel completo: cada cuenta, cada proyecto, cada traspaso y cómo se calculaba cada saldo.
- MapeamosCómo se mueve su dinero: los cobros de cada proyecto, los gastos del despacho y lo que pasa de una cuenta a otra.
- RecomendamosDejar el Excel y anotar cada movimiento una sola vez, sin signos: quién paga, quién recibe y cuánto. Si es gasto, cobro o traspaso lo deduce la app.
- DesarrollamosLa app, con su historia ya cargada y comprobada contra el Excel, un manual y una versión para el celular.
Lo que construimos
Una app para la caja del despacho
Cada pago o cobro se anota en una sola pantalla, también desde el celular: cuánto, quién paga y quién recibe. Antes de guardar, la app dice si es gasto, cobro o traspaso y en cuánto queda el saldo de la cuenta.
- Resumen · el dinero en cuentas, lo que falta por cobrar y el gasto promedio
- Cuentas · cada una mes por mes, lista para compararla con el estado de cuenta
- Proyectos · lo cobrado y lo que falta, calculado de los movimientos
- Cobros y gastos · por año, mes, concepto y quién pagó
- Buscador · por concepto, proyecto o importe
- Historial y Deshacer · quién cambió qué, con una copia automática cada día
- Manual con ayuda en cada pantalla
Lo que conviene revisar
La app no corrige nada sola. Señala lo que vale la pena comparar con el estado de cuenta, como un cargo que parece repetido, un renglón sin monto o un traspaso al que le falta una parte, y propone qué hacer. Cada cambio lo decide una persona y se puede deshacer.
Al escribir el saldo que dice el banco, calcula la diferencia y señala los renglones que podrían explicarla: uno que vale justo eso, uno al revés, dígitos cambiados o una fecha cerca del corte.
En números
- 390 → 348renglones del Excel que quedaron en movimientos: cada traspaso eran dos y ahora es uno
- 5cuentas con el mismo saldo que en el Excel, al centavo, en todas las fechas
- 7avisos distintos de lo que conviene revisar
- 20temas en el manual, con buscador
Cifras tomadas de la documentación del proyecto, noviembre de 2026.
Lo que sigue
Comparar cada tarjeta con su estado de cuenta para encontrar dónde está la diferencia.
¿Tienes un proceso parecido?
Platícanos cómo lo controlas hoy y te decimos por dónde empezar.